Inleiding
Een werkplekbeheerder zorgt dat de laptops, software en systemen van je medewerkers goed werken en veilig zijn. Voor een groeiend MKB-bedrijf komt vaak de vraag: neem je hiervoor iemand in dienst, of besteed je dit uit aan een IT-partner? In dit artikel leggen we uit wat de taken van een werkplekbeheerder precies inhouden, en welke afweging daarbij hoort.
Wat doet een werkplekbeheerder in de praktijk?
De dagelijkse taken van een werkplekbeheerder omvatten onder meer:
Installatie en configuratie: nieuwe laptops en apparaten klaarmaken voor gebruik, met de juiste software en instellingen.
Support: medewerkers helpen bij technische problemen, van een vastgelopen applicatie tot een netwerkstoring.
Onderhoud en updates: software en besturingssystemen up-to-date houden, inclusief beveiligingspatches.
Beveiliging: zorgen dat apparaten voldoen aan het beveiligingsbeleid, bijvoorbeeld via Mobile Device Management en multi-factor authenticatie.
In dienst nemen of uitbesteden?
Voor grotere organisaties met tientallen of honderden werkplekken kan het logisch zijn om iemand fulltime in dienst te nemen. Voor de meeste MKB-bedrijven met 10 tot 100 medewerkers is dat vaak niet rendabel: het werk is te weinig voor een volledige fte, maar te veel om erbij te doen zonder structuur.
In dat geval is uitbesteden aan een IT-partner een logisch alternatief. Je krijgt toegang tot dezelfde expertise, zonder de vaste loonkosten en zonder het risico dat alle kennis bij één persoon zit die op vakantie of ziek kan zijn.
Voor- en nadelen van een eigen werkplekbeheerder
Een interne werkplekbeheerder kent je organisatie door en door en is fysiek aanwezig. Het nadeel: je bent afhankelijk van één persoon, wiens kennis kan verouderen, en bij uitval (ziekte, vakantie, vertrek) ontstaat direct een gat.
Voor- en nadelen van uitbesteden
Bij uitbesteden werk je met een team in plaats van één persoon, waardoor kennis breder geborgd is en je niet afhankelijk bent van de beschikbaarheid van één individu. Het vraagt wel om een partner die je bedrijf goed leert kennen, in plaats van een anonieme helpdesk.
Hoe Nexer dit invult
Bij Nexer nemen we de rol van werkplekbeheerder volledig uit handen als onderdeel van onze werkplekbeheer-dienst. Je krijgt een vast team dat je organisatie kent, gecombineerd met structureel IT-beheer op de achtergrond. Zo hoef je niet te kiezen tussen persoonlijk contact en professionele borging: je krijgt beide.
Veelgestelde vragen
Vanaf hoeveel medewerkers is een eigen werkplekbeheerder rendabel?
Een vuistregel: rond de 50-100 werkplekken wordt een fulltime interne rol vaak pas rendabel. Daaronder is uitbesteden meestal voordeliger.
Kan ik een deel uitbesteden en een deel zelf doen?
Ja, veel bedrijven combineren dit: bijvoorbeeld eerstelijns support intern, en beheer en beveiliging uitbesteed aan een IT-partner.
Wat als mijn huidige werkplekbeheerder vertrekt?
Dat is precies het risico van afhankelijkheid van één persoon. Een externe partij zorgt voor continuïteit, ook bij personeelswisselingen.
Conclusie
Of je nu kiest voor een interne werkplekbeheerder of een externe partner: de kerntaken blijven hetzelfde. Het verschil zit in schaal, continuïteit en kosten. Benieuwd wat voor jouw organisatie het beste past? Neem gerust contact met ons op.
