Werkplekbeheer uitbesteden

Werkplekbeheer gaat over de kant waar je medewerkers mee te maken hebben: de laptop, de telefoon, de software erop, het account en de beveiliging van dat apparaat. Systeembeheer zit een laag dieper en gaat over de systemen waar die werkplekken op aansluiten, zoals servers, opslag en de achterliggende infrastructuur. Netwerkbeheer is weer wat anders en draait om de verbinding zelf: firewall, switches, wifi en internet. De meeste mkb-bedrijven hebben alle drie nodig, maar in verschillende mate. Werk je volledig in de cloud, dan is er van klassiek systeembeheer weinig over en zit het zwaartepunt bij de werkplek.

Wij rekenen een vast bedrag per werkplek per maand. Wat dat bedrag wordt, hangt af van een aantal dingen: hoeveel werkplekken je hebt (hoe meer gebruikers, hoe lager het tarief per stuk), of je met vaste computers of met laptops werkt, of je de hardware zelf koopt of via ons afneemt, en welk serviceniveau je wilt. In het standaardbedrag zitten beheer en updates, monitoring, antivirus en endpointbeveiliging, licentiebeheer en de servicedesk. Hardware, migraties en projecten begroten we los, zodat je vaste maandlasten voorspelbaar blijven. Na een korte intake krijg je een voorstel waarin zwart op wit staat wat er wel en niet in zit.

In de praktijk begint het te lonen rond de tien werkplekken. Daaronder red je het vaak nog met iemand die het erbij doet. Tussen de tien en de vijftig medewerkers is het meestal de beste keuze: te weinig werk om een eigen IT’er in dienst te nemen, te veel om het tussendoor te doen. Boven de vijftig zie je vaak een combinatie: een eigen IT-medewerker die het aanspreekpunt is voor collega’s, met ons eronder voor het beheer, de beveiliging en de achtervang bij vakantie of ziekte. Ook met vijf werkplekken kun je bij ons terecht, maar dan zeggen we er eerlijk bij of het je genoeg oplevert.

Je meldt het bij de servicedesk. We kijken eerst of het op afstand op te lossen is, want een flink deel van de „kapotte” laptops blijkt een softwareprobleem. Is er echt hardware stuk, dan regelen wij de reparatie of de garantieafhandeling. In de tussentijd krijgt je medewerker een leentoestel dat we klaarzetten met dezelfde accounts en software, zodat hij gewoon door kan werken. Omdat de bestanden in de cloud staan en niet lokaal op het apparaat, gaat er in de regel niets verloren. Dat is precies waarom we die inrichting standaard zo doen.

Ja, mits je het gefaseerd doet. We beginnen met een inventarisatie: welke apparaten zijn er, welke licenties lopen er, wie beheert wat en welke afspraken staan er nog open bij je huidige partij. Daarna nemen we het beheer over, meestal eerst monitoring en support, en pas later de aanpassingen die impact hebben. Wat wel merkbaar is, plannen we buiten kantooruren of in een rustige week. Je medewerkers merken in de regel weinig van de overgang, behalve dat ze een ander nummer bellen als er iets is. We vragen niet om je contract op te zeggen voordat duidelijk is hoe de overdracht loopt.